日本に住民登録しているすべての人にマイナンバーが付番されます。12桁の番号で、生涯変わりません。外国人は来日後、市区町村に住所を届け出た時点で付番されます。番号そのものはマイナンバーカードとは別物です。マイナンバーカードは任意で取得するICチップ付きの顔写真入りカードで、行政のオンライン手続に使え、2024年12月からは健康保険証としても利用されています。紙の健康保険証の新規発行は終了しました。
企業が番号を必要とするのは、提出する書類に記載するためです。源泉徴収票、社会保険の資格取得届、雇用保険の各種届出がこれにあたります。企業は各従業員と、税法上の扶養親族として申告された家族から番号を収集し、その際に番号の確認と本人確認の両方を行う必要があります。
取扱いのルールは一般の個人情報よりも厳格です。事業者は法律で認められた目的に限って番号を収集・保管でき、閲覧できる者を限定し、安全に保管し、不要になれば削除しなければなりません。不正な目的で故意に漏えいさせることは刑事罰の対象です。
外資系企業にとってのポイント
- 入社手続の際に、家族分も含めて収集する。 番号が揃わないと社会保険の資格取得や税務手続が遅れます。
- グローバルの人事システムには入れない。 全世界共通の人事プラットフォームに番号を保存したり、地域チームにメールで送ったりするとリスクが生じます。日本の給与計算業務とその担当者に限定します。
- 来日直後の採用者はまず住所の届出から。 外国人の採用者は、来日後に市区町村へ住所を届け出るまで番号を提出できません。
- 社員番号として使わない。 社員の識別など、法律で認められた目的以外に番号を利用することはできません。
出典
- 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（マイナンバー法）
- 個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」
- デジタル庁、2024年12月からのマイナンバーカードの健康保険証利用に関する案内