日本では、ほぼすべての初対面の商談が名刺交換から始まり、それには決まった型があります。訪問者または目下の者が先に差し出します。名刺は両手で持ち、相手が読める向きにして、名刺入れの上に載せて渡すことがよくあります。受け取る側も両手で受け取って目を通し、打ち合わせの間は机の上に、通常は着席順に並べて置きます。相手の目の前で名刺に書き込んだり、後ろのポケットに押し込んだりすると、ぞんざいな印象を与えます。
この儀礼には目的があります。日本の名刺は、会社、部署、肩書き、つまり相手と比べた自分の格を伝えます。それによって、誰が誰と話すか、どの敬語を使うか、次の打ち合わせに誰が出るべきかが決まります。名刺はその人自身の延長として扱われるため、作法が重視されるのです。
名刺は、他の多くの市場と比べてデジタル化の波をよく生き延びてきました。名刺をスキャンして社内で共有するデータベースにする名刺管理サービスが広く使われています。
外資系企業にとってのポイント
- 名刺の肩書きはオファーの一部。 候補者は、新しい名刺の肩書きが顧客やかつての同僚にどう映るかを考えます。日本の感覚で格下げに見える肩書きは、理由を告げられないまま候補者を失う原因になり得ます。
- 英語の肩書きだけでなく日本語の肩書きも合意する。 地域の肩書きを直訳すると、日本の名刺では別の意味になったり、意味をなさなかったりします。オファーの前に両方を確定させてください。
- 入社日までに名刺を刷る。 入社1週目に名刺なしで顧客に会う上級職の採用者は、不利な立場から始めることになります。
- 来日する経営幹部には事前に説明する。 名刺を十分に持参し、作法どおりに交換し、日本のチームの名刺にも他の誰とも同じように敬意を払うよう伝えてください。
出典
- 一般的なビジネスマナー。日本のビジネスマナーの手引きで広く解説されている内容